Intocmire nomenclator arhivistic

Etape de parcurs si termene de realizare:

• CUNOASTEREA STRUCTURII COMPANIEI  

  • Obtinerea organigramei,  precum si a unui scurt istoric al companiei (creatorul de documente) cu evidentierea eventualelor schimbari ale denumirii, domeniului de activitate sau profilului organizational

  • Identificarea eventualelor instrumente de lucru/ evidenta la nivelul arhivei (nomenclatoare vechi, liste de documente, inventare)

• CULEGERE SI CENTRALIZARE INFORMATII PRIMARE

  •  Distribuirea de catre client catre compartimente/departamente/divizii a unei note interne tipizate (Anexa 1) in vederea identificarii genurilor de documente create la nivelul fiecarei entitati din organigrama, centralizarea listelor si expedierea lor catre Sistec Confidential 
  • Numirea prin decizia conducerii (Anexa 2) a unei Comisii de selectionare compuse din presedinte, secretar si un numar impar de membri, alesi din randul specialistilor proprii, reprezentand principalele compartimente creatoare de arhiva. Seful compartimentului de arhiva/ persoana responsabila cu arhiva este, de drept, secretarul Comisiei de selectionare.

• ANALIZA INFORMATIILOR, REZOLVARE NECLARITATI

  • Analiza comparativa a listei de documente si a organigramei, completarea listelor de documente acolo unde este necesar, stabilirea termenelor de pastrare a documentelor in functie de prevederile legale si de importanta lor practica/ istorica. Evidentiarea documentelor cu termen de pastrare permanent
  • Deplasare la sediul/ sediile clientului pentru obtinerea de clarificari din partea reprezentatilor nominalizati ai compartimentelor, in legatura cu documentele cu caracter specific  (daca este cazul

• REDACTAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC

  • Intocmirea propriu – zisa a Nomenclatorului Arhivistic conform prevederii Legii 16/1996 si a Instructiunilor privind activitatea la creatorii si detinatorii de documente
  • Prezentarea Nomenclatorului catre client pentru verificarea corectitudinii datelor si completarea acestor, daca este cazul. Se vor prezenta clientului justificarile legale pentru termenele de pastrare stabilite precum si orice alte lamuriri solicitate, in legatura cu modul de intocmire al Nomenclatorului
  • Analiza Nomenclatorului, in forma sa initiala, impreuna cu inspectorul/ consilierul arondat de catre Arhivele Nationale si efectuarea eventualelor modificari solicitate

   

• APROBARE NOMENCLATOR LA NIVELUL COMPANIEI SI DEPUNERE DOSAR LA ARHIVELE NATIONALE

  • Obtinerea aprobarii Nomenclatorului din partea clientului prin decizie a conducerii (Anexa 3)
  • Inaintarea formei finale a Nomenclatorului, in dublu exemplar, catre Comisia de selectionare din cadrul Arhivelor Nationale. Nomenclatorul va fi insotit de un dosar care va cuprinde: adresa de inaintare, o copie a organigramei curente, decizia de aprobare a Nomenclatorului, decizia de constituire a Comisiei de selectionare, precum si alte documente solicitate de inspectorul arondat

• ANALIZA SI AVIZARE NOMENCLATOR LA ARHIVELE NATIONALE

  • Obtinerea avizului pozitiv din partea Comisiei de selectionare din cadrul Arhivelor Nationale
  • Inaintarea Nomenclatorului arhivistic catre client in vederea introducerii in uzului curent

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic
• Consultanta pentru depunerea dosarului la Arhivele Nationale

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic pentru Metropolitan Life

  Put your content here

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic pentru SAFPAP

  Put your content here

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic pentru BASF Romania

  Put your content here

• Intocmirea nomenclatorului arhivistic pentru BSH Electrocasnice

  Put your content here